MemahaPrinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

Berikut adalah rangkuman materi memahami prinsip-prinsip penyelanggaran admiistrasi perkantoran untuk menghadapi Ujian Nasional SMK Administrasi Perkantoran.

Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

KST : (1) Mengidentifikasi prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran (2) Mengidentifikasi fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi

 

Administrasi, segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (UN 12/13 : berserikat dua orang atau lebih, berproses kegiatan, dan bertujuan)

Manajemen perkantoran, George R. Terry: perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

 

Fungsi Pekerjaan Kantor *5

  1. Memberikan pelayanan terhadap pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
  2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan untuk membuat keputusan
  3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

 

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor *3

  1. Menghimpun, mencari dan mengusahakan tersedianya informasi yang belum ada/masih berserakan sehingga siap digunakan ketika di perlukan, contoh : mengumpulkan data, membuat kliping.
  2. Mencatat, tulis menulis data, contoh: membuat surat, notula.
  3. Mengolah, mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna, contoh: laporan, rekapitulasi data.
  4. Menggandakan, memperbanyak informasi dengan berbagai cara, contoh: memfotokopi, mencetak.
  5. Mengirim, menyampaikan informasi dengan berbagai cara, contoh : mengirim surat, mendistribusikan surat.
  6. Menyimpan, cara sistematis dalam penyimpanan warkat/dokumen agar mudah ditemukan, contoh: mengarsip, menyusun buku di perpustakaan.
  7. Melakukan komunikasi, mengirim dan menerima pesan, contoh: telepon, korespondensi.
  8. Menghitung, penetapan data yang berkaitan dengan angka, contoh: menghitung hasil penjualan.
  9. Pekerjaan lainnya: pelayanan tamu, kurir, petugas kebersihan

 

Unsur Administrasi

  1. Pengorganisasian, penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsi serta kedudukan dan sifat hubungan
  2. Manajemen, perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan
  3. Tata Hubungan, (fungsi Komunikasi) = penyampaian warta atau berita (UN 11/12)
  4. Kepegawaian,  mengatur dan mengurus tenaga kerja
  5. Keuangan, mengelola segi-segi pembelanjaan cash in flow dan cash out flow
  6. Perbekalan, mengadakan, mengatur pemakai, mendaftar, memelihara, menyingkirkan peralatan kantor
  7. Tata Usaha, menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, menyampaikan keterangan
  8. Perwakilan, menciptakan hubungan baik dengan masyarakat

 

Jenis pegawai/personil kantor

  1. Pegawai Negeri, bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah; syarat usia: minimal 18 th, maksimal 27 (D3), 35 (S1).
  2. Pegawai Swasta, pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/diluar instansi pemerintah
  3. Pegawai tetap, sudah diangkat resmi, status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap
  4. Pegawai honorer, pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji, tunjangan tetap

 

Pengadaan Personil Kantor

  1. Analisis Jabatan (Job analysis), kegiatan untuk menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilakukan.
  2. Rekrutmen, proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan.
  3. Seleksi, memilih tenaga kerja yang paling tepat dan jumlah yang tepat dari calon tenaga kerja yang ada

 

Mutasi Personila Kantor (Perpindahan posisi/jabatan)

  1. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa), perpindahan karyawan dari satu posisi ke posisi lain yang masih setara jabatannya
  2. Vertikal, (a) Promosi, perpindahan jabatan ke yang lebih tinggi/naik pangkat, (b) Demosi, perpindahan jabatan ke yang lebih rendah/turun pangkat.

 

 Contoh Soal Ujian Nasional Produktif Administrasi Perkantoran 2008,2009,2010,2011,2012,2013:

 

  1. Kegiatan menghinpun dan menyatukan lembaran-lembaran kertas yang sejenis dalam suatu bentuk buku, sehingga memudahkan dalam penggunaan dan peyimpanannya disebut … (UN 08/09)
    a. menggandakan
    b. menghimpun
    c. mencetak
    d. menyatukan
    e. menjilid
  2. Fungsi pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan kegiatan tata hubungan baik internal maupun eksternal adalah  … (UN 11/12)
    a. fungsi pencatatan
    b. fungsi klasifikasi
    c. fungsi komunikasi
    d. fungsi pencatatan
    e. fungsi penyimpanan
  3. Menurut … manajemen perkantoran dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan terlebih dahulu … (UN 11/12)
    a.  George R. Terry
    b. Drs. Moekijat
    c. J.C. Denyer
    d. Prof. Dr. Prajudi A
    e. Sondang P. Siagian
  4. Pernyataan yang tidak menunjukan unsur pegawai negeri adalah … (UN 11/12)
    a. mereka yang telah memenuhi syarat yang di tentukan
    b. diangkat oleh pejabat  yang berwenang
    c. diserahi tugas dalam jabatan negeri
    d. sudah berumur 21 tahun
    e. digaji oleh pemerintah berdasarkan undang-undang
  5. Dibawah ini yang tidak termasuk dalam fungsi pekerjaan kantor adalah … (UN 12/13)
    a. menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
    b. menyediakan keterangan-keterangan bagi semua orang
    c. memudahkan dalam membuat keputusan yang tepat bagi pucuk pimpinan
    d. berperan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi
    e. sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen
  6. Kegiatan berikut ini merupakan ciri utama administrasi, yaitu … (UN 12/13)
    a. bergotong royong, bekerja sama, dan bertujuan
    b. bertolong-tolongan, berorganisasi, dan bekerja
    c. bekerja sama, bertujuan, dan berkelompok
    d. bekerja sama, bantu membantu, dan berkelompok
    e. berserikat dua orang atau lebih, berproses kegiatan, dan bertujuan
  7. Proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan dengan berbagai kegiatan tersebut disebut … (UN 12/13)
    a. promosi
    b. mutasi
    c. seleksi
    d. rekrutmen
    e. training

 

Daftar Pustaka

 

Endang R, Sri dkk. 2010, Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga.

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Soal Ujian Nasional Administrasi Perkantoran. Jakarta

Tim Studi Guru SMK-SMEA. 2013, Persiapan Menghadapi Ujian Nasional SMK-SMEA 2014. Bandung:Pustaka Setia